Premissas iniciais para correta apuração e geração do arquivo eletrônico
Introdução
Este documento possui como objetivo orientar empresas e profissionais da área tributária na coleta e processamento das
informações mínimas necessárias para a geração do arquivo eletrônico e-CredAc, de modo que esteja em conformidade com o
layout definido pela SEFAZ por meio da portaria CAT 83/2009. Cabe ressaltar que este guia leva em consideração a
experiência adquirida por nosso time de desenvolvimento durante as etapas de trabalho no software Eficaz Fiscal™, que
se baseou no estudo dos roteiros técnicos disponibilizados pela SEFAZ, e testes com dados fictícios para empresas
comerciais e industriais, com a devida validação no aplicativo oficial, em ambiente de homologação.
Roteiro
Antes de iniciar qualquer trabalho de geração / validação do primeiro arquivo, é necessário avaliar internamente se o
contribuinte atende a alguns requisitos, a seguir:
- Sua escrituração fiscal, preferencialmente gravada em sistema de processamento eletrônico de dados, ou no mínimo,
em planilha eletrônica, com itens de documentos fiscais devidamente informados, com os respectivos CFOP’s, CST’s, e
valores de ICMS e demais tributos que possam compor o custo de aquisição;
- Controle de estoque por Custo Médio Ponderado Fixo, capaz de ser emitido mensalmente, e incluindo sobretudo, o custo
do ICMS e demais tributos (registro H020 da EFD ICMS – IPI). É preciso levantar um inventário seguindo as instruções
deste item com data imediatamente anterior à do primeiro dia da competência a ser gerada, na hipótese da geração do
primeiro arquivo do contribuinte, para que seja possível transportar o saldo de ICMS acumulado até a data, do
contrário, o arquivo será processado com saldo credor R$ 0,00 de ICMS, recuperando apenas o saldo credor apurado da
competência;
- Tempestivamente a empresas industriais, faz-se necessário informar sob a forma de lançamentos fiscais toda a
movimentação interna, desde a saída dos insumos até a conclusão do produto final. Cada etapa representa um
lançamento, que inclui também demais elementos que possam agregar o custo do produto, como por exemplo Energia
Elétrica, Fretes, Combustíveis, etc.
Neste tópico, apresenta-se como objetivo o roteiro ao qual o time da Eficaz entendeu como ideal na obtenção de êxito
para a correta geração e validação do arquivo eletrônico e-CredAc pelo método de custeio (CAT 83/2009), tomando como
base a utilização de software externo ao ERP do contribuinte, uma vez que grande parte dos mesmos não efetuam a geração
direta deste arquivo, a seguir:
- Importação de Livro de Inventário da competência imediatamente anterior a da geração do primeiro arquivo
eletrônico. Para esta etapa recomendam-se como opções ideais utilizar-se de planilhas eletrônicas ou o Bloco H da
EFD ICMS / IPI (SPED Fiscal), desde que o mesmo contenha os registros H020;
- Importação dos documentos fiscais de entradas e saídas da competência do arquivo a ser gerado. Atualmente existem
diversos layouts para esta finalidade, porém esta etapa requer bastante cuidado e atenção. Em um primeiro momento,
entende-se como modelo ideal importar os documentos fiscais de emissão própria (quase sempre saídas) pelo arquivo
XML da Nota Fiscal Eletrônica, enquanto os documentos de emissão de terceiros (entradas), é preferível que sua
importação seja feita pelo Blocos C e D da EFD ICMS / IPI (SPED Fiscal);
- Recomendam-se nos casos das saídas, os arquivos XML da Nota Fiscal Eletrônica ao invés do arquivo da EFD ICMS / IPI
pelo motivo de que o mesmo não informa os itens do documento fiscal eletrônico de emissão própria (registro C170);
- As entradas, por sua vez, não se recomenda a importação pelos arquivos XML, pois seria necessário reclassificar o
código dos produtos e toda a tributação do documento de forma que fique compatível com a operação de aquisição da
empresa, uma vez que o arquivo XML está alimentado com o cadastro de produtos e tributações do contribuinte emitente
do documento fiscal, criando uma situação de retrabalho (a menos que o mesmo software seja o responsável pela
escrituração fiscal do contribuinte).
- Para atividades industriais, processos de transformação ou de vinculação de demais valores ao custo do ICMS,
entende-se que o processo ideal, nos casos em que a digitação manual for inviável, verificar a possibilidade de
importação do Bloco K da EFD ICMS / IPI, o qual possui estrutura mais próxima e maior confiabilidade frente as
demais opções verificadas.
Conclusão
Por meio dos tópicos apresentados, é possível verificar que se exige empenho relevante por todas as partes envolvidas no
projeto de geração dos arquivos pelo método de custeio, além de grande rigor na elaboração dos livros e apurações
fiscais do contribuinte. O processo de implantação e adequação em alguns casos pode ser demorado, porém se levado com
determinação, obtém-se o êxito na validação, além da vantagem de apresentar um pedido de apropriação do crédito de forma
mais precisa em comparação ao método simplificado, que muitas vezes se apura valores abaixo do saldo acumulado por se
tratar de médias
